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Un auxiliar administrativo es un profesional que está capacitado y preparado para realizar múltiples funciones en el marco de una empresa. En esta línea, las empresas demandan estos perfiles porque son imprescindibles en cualquier actividad profesional. Así, un auxiliar administrativo se ocupa desde la gestión de documentos hasta el trato con los proveedores, trabajadores y directivos de la compañía. Un auxiliar administrativo es necesario tanto en la empresa pública como en la privada.
Sin embargo, a veces se confunden con los empleados de oficina que tienen una categoría profesional inferior a los auxiliares. De hecho, es el auxiliar administrativo quién organiza y supervisa su actividad profesional. Siendo esta, otra de sus funciones. Por tanto, la figura del auxiliar administrativo destaca por tener un rol importante en la gestión y administración de una empresa bien sea pública o privada.
Funciones de un auxiliar administrativo
Las funciones básicas de un auxiliar administrativo antes de la incorporación de las nuevas tecnologías se centraban, especialmente, en gestión de la información, cálculos, correo y atención telefónica. La informática, sin embargo, ha incorporado nuevas tareas y áreas de especialización en el abanico de actividades que desempeñan estos profesionales. Entre ellas, dominio del pack Microsoft Office, Hojas de Cálculo, Word o correo electrónico. Es decir, todo aquello que está implicado en el día a día de la empresa.
Atención telefónica. Se trata de atender a clientes o proveedores para ponerles en contacto con la dirección de la empresa o con las áreas de gestión que requieran. En ocasiones, el mismo auxiliar administrativo gestionará estas llamadas de atención telefónica de forma integral.
Online. Las gestiones online como atender el chat de la web de la empresa o el WhatsApp es una tarea que se ha integrado en el día a día del trabajo de un auxiliar administrativo. Las funciones son similares a las de la atención telefónica, pero cambia el canal por el cual se reciben los mensajes.
Visitas. Serás la primera imagen que tenga el cliente de la compañía. Es decir, serás la cara de la empresa. Así, tendrás que recibirlo, atenderlo y acompañarlo hasta que sea atendido por la dirección de la empresa o por la persona con la que el cliente o proveedor haya concertado la cita. Por tanto, te asegurarás en todo momento durante tu labor de acompañamiento de atender a la persona.
Apoyo a otros departamentos
Apoyo. Las tareas de apoyo son clave en el día a día de un auxiliar administrativo. En este sentido, este profesional se encargará de enviar correos convencionales y electrónicos, archivar, fotocopiar documentos o escanearlos. Además, de estar pendiente de los artículos de papelería y otros materiales de oficina.
Correspondencia. El correo convencional se va sustituyendo por el electrónico. Aun así, sigue formando parte de las tareas diarias de un administrativo. Por ello, se encargará de recoger el correo y repartirlo a cada departamento de la compañía. También será el responsable de atender las gestiones del correo saliente para enviarlo a su destino.
Update y seguimiento. Una de las principales funciones del auxiliar administrativo es tener el control y el seguimiento de las tareas. Se encargará de los registros de la empresa. En general, la organización de las empresas se basa en la gestión de bases de datos. No obstante, lo suelen compaginar con archivos o registros offline que tendrán que gestionar rellenando formularios o actualizando para llevar el control de las existencias, por ejemplo.
Archivo. Los documentos son básicos para el funcionamiento de cualquier empresa. En esta línea, el auxiliar administrativo se encarga de archivarlos y tenerlos localizados. De esta forma, cuando se los requieran los tendrán disponibles al momento.
Personal. El auxiliar se encargará de tener un registro de los datos del personal de la empresa. Números de teléfono, dirección o e-mail de contacto. Entre otra información, el auxiliar administrativo, será el responsable de tener contabilizadas el número de horas trabajadas por los empleados o las ausencias médicas, entre otras gestiones relacionadas con lo que se deriva de esta área del trabajo.
Gestión contable
Contabilidad. La contabilidad también es una de las actividades principales de un auxiliar administrativo. Para ello, se encargará de realizar tareas de apoyo al área financiera de la empresa. Entre otras actividades será el encargado de la preparación de facturas o del cálculo del coste de los pedidos de los clientes, por ejemplo. También se puede encargar de calcular el salario de los empleados, la cotización a la seguridad social o la gestión del seguro de enfermedades. Todo, en función, de las necesidades del servicio.
Redacción. La redacción de cartas, correos electrónicos o la transcripción de textos también es otra de las tareas que forman parte de las rutinas productivas de un auxiliar administrativo. Tendrá que preparar cartas para empleados, proveedores o clientes. Esos textos tendrán que estar redactados de acuerdo con la política corporativa de la empresa o, en su defecto, en atención a las normas que establezca la dirección.
Formación y perfil del auxiliar administrativo
Para poder desarrollar estas tareas es imprescindible contar con conocimientos sobre cálculo o sobre las principales herramientas ofimáticas, entre otras materias que te puedan capacitar para desarrollar esta actividad profesional. Por tanto, la formación, en este sentido, es esencial para poder desarrollar la actividad profesional citada con plena solvencia. De hecho, la formación es imprescindible para ofrecer un servicio de excelencia profesional y ser eficaz en el desarrollo del trabajo.
Además, es muy recomendable que el auxiliar administrativo tenga un perfil de persona organizada y metódica. Debe, asimismo, de tener capacidad de síntesis, así como saber trabajar en equipo y tener habilidades de comunicación. Este aspecto es crucial dado que, como se deduce del texto, el grado de interrelación con los diferentes departamentos de una empresa es crucial para su trabajo. La comunicación, por tanto, es un requisito imprescindible para este perfil profesional.
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