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La extensión del uso de los ordenadores a multitud de tipos de trabajo en una empresa u oficina hace que conocer y dominar la ofimática resulte prácticamente imprescindible para encontrar trabajo en muchos sectores. Las razones para ello van desde una mayor automatización de tareas de oficina repetitivas hasta un menos uso del papel, pasando por una mayor agilidad en la realización del trabajo. En determinadas situaciones, en función del tipo de infraestructura con la que cuente la empresa, o del tipo de programas utilizados, incluso será posible acceder a los conocidos como programas de ofimática desde cualquier punto. Bastará con que haya conexión a Internet y un ordenador compatible.
Pero el término ofimática puede resultar confuso, y muchos no tienen muy claro a qué hace referencia exactamente. Algunos creen, erróneamente, que solo es aplicable al manejo de determinados programas de una multinacional concreta. Pero la realidad es que la ofimática va mucho más allá de saber utilizar con cierto nivel dos o tres programas, como veremos a continuación.
¿Qué es la ofimática?
La ofimática no es en sí el manejo de varios programas de ordenador utilizados en una oficina, sino el conocimiento de un grupo de herramientas software y diversas técnicas que se utilizan para facilitar el trabajo de oficina y optimizar diversos procedimientos. Para utilizar la ofimática es necesario contar con diversas herramientas hardware, como un ordenador o una impresora, en coordinación con otras de software.
Las herramientas y programas que se utilizan en ofimática permiten realizar multitud de trabajos. Desde la creación y maquetación de un documento para darle un aspecto profesional hasta la generación de una base de datos. Con esta y otro tipo de tareas se consigue facilitar todo tipo de tareas: almacenar información, elaborar presupuestos, etc. Todo sin necesidad de recurrir a diversas máquinas para ello, ni tener que utilizar papel mas que si en algún momento necesitas un copia impresa de la información con la que se trabaja.
La ofimática, aunque su denominación como tal no es tan antigua, comenzó a desarrollarse ya a mediados de los años 70. Todo gracias a la popularización de los ordenadores en los centros de trabajo y en las oficinas. Primero con programas que trabajaban en modo texto, y después ya con aplicaciones que utilizaban una interfaz gráfica mucho más amigable e intuitiva. Poco a poco su popularidad fue desterrando máquinas más antiguas, como la de escribir. También desaparecieron de los escritorios las grandes montañas de papeles que había en ellas hasta entonces, los libros de cuentas omnipresentes. Lo mismo le sucedió a las máquinas de escribir. Las sustituyó un ordenador y una impresora.
Programas de ofimática y su utilidad
Los programas considerados de ofimática son básicamente cuatro: un procesador de textos, una herramienta de creación de presentaciones, una hoja de cálculo y una base de datos. Los proveedores de este tipo de programas suelen proporcionarlos juntos, con diversas herramientas más en función del tipo de paquete de ofimática que se necesita. Por ejemplo, con una utilidad de toma de notas e incluso con un cliente de correo electrónico. Con ellos se cubren prácticamente todas las tareas de oficina que hay que llevar a cabo con un ordenador. Además, la ofimática es básica para trabajar en prácticamente cualquier puesto que implique el uso de un ordenador.
Además de utilizarlos en el mundo de la empresa, el software de ofimática es de uso básico en prácticamente cualquier entorno educativo e incluso doméstico. Con los programas de ofimática los estudiantes pueden realizar sus trabajos escolares y hacer resúmenes de lo que tienen que estudiar. También pueden preparar presentaciones de temas que les toque exponer. Y por descontado, cuando les toque enfrentarse al mundo laboral, preparar un curriculum vitae detallado y de aspecto atractivo. Asimismo resulta imprescindible para mantener un presupuesto detallado de la economía doméstica, entre otras cosas. También para la gestión del correo electrónico. Porque aunque utilices un gestor online para enviar y recibir email, el mecanismo básico de funcionamiento de este tipo de herramientas es siempre el mismo.
Cómo aprender todo lo necesario para dominarlos
Para aprender ofimática tendrás que formarte adecuadamente. Evidentemente no es lo mismo aprender a utilizar, por ejemplo, una hoja de cálculo para llevar la contabilidad doméstica que para trabajar llevando la contabilidad de un taller. Por tanto, el nivel de formación necesario en cada caso será diferente. No obstante, dado que la ofimática es un área que necesitarás dominar en muchos casos para optar a muchos puestos de trabajo lo mejor es que optes por un curso de ofimática a nivel profesional.
El paquete ofimático más utilizado en muchas empresas es Office de Microsoft. Está compuesto básicamente por el procesador de textos Word, la hoja de cálculo Excel, la herramienta de creación de presentaciones PowerPoint, la aplicación de correo electrónico Outlook y la aplicación de bases de datos Access. Por lo tanto una buena opción es realizar uno o varios cursos de Office en cualquiera de sus versiones. Eso sí, es aconsejable realizar el curso de la versión más reciente, o el que corresponda a la que estás utilizando del paquete.
También puedes, si no quieres formarte en todos los programas que lo componen con un curso como por ejemplo, de Office 2016 de nivel universitario, realizar uno o varios cursos, tanto avanzados como básicos, de los programas que te interesen. Por ejemplo, un básico de Word y Excel o uno avanzado de hojas de cálculo, o de macros en Excel, o de VBA en Accesss. Incluso tienes la oportunidad de aprender únicamente a utilizar los programas que más vayas a utilizar, como Word y Excel.
Pero como la ofimática no solo se nutre de Office, puede que estés más interesado en aprender a utilizar los principales programas de las suites más populares, OpenOffice. O incluso en dominar, de forma más genérica y exhaustiva, todo lo que te permita realizar un programa de procesado de textos, una hoja de cálculo o un software de correo electrónico. Como verás tienes un amplio abanico de opciones de formación a tu disposición para dominar la ofimática y hacer que tu formación suba de nivel de cara a la búsqueda de un empleo.
